In diesem Beitrag sollen dem Leser die drei, für die Umsetzung eines Reportings, notwendigen Schritte erläutert werden. Wie bereits im letzten Beitrag angedeutet kann die Einführungsphase eines Management Reporting in drei Umsetzungsschritte geteilt werden. Die benötigte „Projektphasen“ sind hier nochmals aufgeführt:
- Bestimmung des Informationsbedarfs und Ableitung der Berichtsinhalte
- Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Berichtsdesigns
- Implementierung des Berichts in die bestehende IT-Infrastruktur
Die Bestimmung des Informationsbedarfs und die daraus resultierende Ableitung der Berichtsinhalte gestaltet sich oft schwierig, da häufig keine dokumentierte Geschäftsstrategie vorliegt aus der sich erste Anhaltspunkte für Kennzahlen und Berichtsinhalte ableiten lassen. Sollte dies auch in Ihrem Fall zu treffen, so ist die Definition einer Geschäftsstrategie der erste Teilschritt. Zur Orientierung kann das Unternehmensleitbild oder auch veröffentlichte Aussagen des Unternehmens (z.B. Werbeslogans) herangezogen werden. Aus diesen „Grundpfeilern“ können dann die strategischen Ziele bzw. die Geschäftsstrategie des Unternehmens abgeleitet werden, welche dann Basis für die Kennzahlen und Berichtsinhalte ist.
Eine zweite Determinante, bei der Ableitung von Berichtsinhalten, sind die Berichtsempfänger und deren spezieller Informationsbedarf. Die Informationsempfänger können in 2 Hauptkategorien eingeteilt werden, zum einen in einen internen Empfängerkreis und zum anderen in einen externen. Beide haben teilweise unterschiedliche Informationsbedürfnisse, während einen Unternehmer beispielsweise weniger die Mitarbeiteranzahl interessiert, so kann diese Zahl doch für einen externen Empfänger (z.B. eine Bank) durchaus von Interesse sein.
Punkt 2, die Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Berichtsdesigns, ist ein häufig unterschätzter Punkt. Wie bei einem guten Essen gilt hier, das Auge isst bzw. bewertet mit. Daher sollte bei der Erstellung des Designs auf ein „rundes Unternehmensbild“ geachtet werden, d.h. die Farben sollten zum äußeren Erscheinungsbild (z.B. Logo) passen, da aus einer nicht konsistenten oder gar chaotischen Außendarstellung i.d.R. negative Schlüsse von potentiellen Investoren oder auch Banken gezogen werden. Weiterhin ist es oftmals in KMU der Fall, dass die internen Empfänger über weniger betriebswirtschaftliches Knowhow verfügen. Daher sollten die Berichte möglichst über eine einfache und verständliche Struktur verfügen. Konkret bedeutet das für den Bericht, dass die Inhalte z.B. in Form von leicht verständlichen Grafiken bzw. Aufstellungen dargestellt und mit Erläuterungen versehen werden sollten.
Hinsichtlich der Einbindung des Berichtswesens in die unternehmenseigene Infrastruktur ist nicht immer zwingend eine große Investition notwendig. Gerade bei KMU reicht häufig ein simples Office-Paket aus. Zudem ist es nicht nur mit der Investition in eine BI-Software getan, oftmals sind mit dem Kauf derartiger Datenbanksysteme auch massive Investitionen in die IT-Infrastrukturen nötig. Allerdings bringt das nicht vorhanden sein einer zentralen Datenbank die Herausforderung mit sich, dass die Daten häufig nur implizit oder nur in den Fachabteilungen vorhanden sind. Dort ist seitens der Geschäftsleitung mit klar definierten Lieferprozessen und –zeiten an Controlling entgegen zu wirken.
Soweit sollte es das zur Umsetzung eines adäquaten Reportings in einem KMU sein. Sollten Sie noch weitere Fragen oder spezielle Herausforderungen in Ihrem Unternehmen haben, die sie mit uns Besprechen wollen steht ihnen das Team von WI-BLOCK gerne zur Verfügung. Bitte benutzen Sie dazu das Kontaktformular unter dem Menüreiter „Kontakte“.