Informationen erscheinen häufig als Mangelware. Das Gegenteil trifft allerdings vielfach zu. Die Problematik ist dabei das Wissen, wo die notwendige Information zu finden ist.

In den Weiten des Internets ist diese Unkenntnis vielfach noch verständlich, im eigenen Unternehmen jedoch nicht. Interne Informationen sollten die leichtesten Zugänge bieten, verbunden mit dem Vorteil diese in Kontext vorhandener Erfahrungen einbinden zu können. Solche internen Quellen müssen dazu wirkungsvoll archiviert sein. Zusätzlich ist es notwendig eine derartige Wissensbasis zugänglich zu machen, damit die Nutzung zum Teil des Alltags wird. Die verhindert die Wiederholung von Fehlern. So einfach der Ansatz auch klingt, so sehr mangelt es vielfach an der Umsetzung.

Ergebnisse aus erfolgreichen Projekten sollen repliziert werden, was selten gelingt. Weniger erfolgreiche Projekte werden komplett ignoriert, aus Angst vor der Wiederholung dieser Fehlschläge. Doch können gerade in den Erkenntnissen solcher Projekte die Schlüsselinformationen zur Vermeidung ähnlicher Probleme liegen. Dem Projekt-Controlling kommt dabei die besondere Rolle zu, die Erfahrungen in vergleichbarer Form aufzubereiten. Letztlich sind die Daten des Controllings über die Teilaspekte vergangener Projekte der Schlüssel zur Planung der nahen Zukunft.

Bevor Computertechnologie die Nutzung diese Erfahrungswerte systematisierbar machte, gab es häufig in erfolgreichen Unternehmen Schlüsselpersonen, die eben solche Informationen nutzen, um ihre eigene Position und die des Unternehmens zu stärken. Aufgrund der technischen Möglichkeiten und Erkenntnisse der Forschung gibt es inzwischen diverse Ansätze diese Erkenntnisse als leicht abrufe interne Datenbasis vorzuhalten. Einfache Datenbanklösungen, individuell für den Einsatzzweck erstellt, können als schlanke Werkzeuge diese Aufgaben erfüllen. Der Schlüssel für eine effiziente Lösung liegt dabei in der Verknüpfung verschiedener Fachexpertisen aus Controlling, Planung und IT.

Die Schnittstelle zur Konzeption und Umsetzung einer einfachen, aber effizienten Lösung kann dabei häufiger durch Außenstehende erfolgen. Der Vorteil einer externen Lösung ist die neutrale Sichtweise, ohne Einflüsse durch das komplexe Beziehungsgeflecht innerhalb eines Unternehmens. Möglicherweise funktionierende Informationswege erscheinen dabei von innen betrachtet als effizient, ein externer Blick hingegen sieht die Abhängigkeiten von Einzelpersonen. Eine systematische Lösung sollte unabhängig auf diversen Informationswegen funktionieren. Es kann überraschend sein, welches Wissen sich in Unternehmen versteckt und auf diesem Wege gefunden werden kann.